Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho mọi người cách kiểm tra và thiết lập password bảo vệ file trong Word 2016 nhé!
Word 2016 được trang bị tính năng Inspecting and Protecting Documents giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu rất hữu ích.
Tính năng này đảm bảo cho tài liệu của mọi người không mất đi bất kỳ thông tin riêng tư nào, đồng thời nó cũng không cho phép người khác chỉnh sửa văn bản khi bạn chia sẻ tài liệu cho một ai đó.
Hãy theo dõi bài viết dưới đây để xem chi tiết cách thực hiện.
I.Công cụ Document Inspector trong Word 2016
Thông thường khi mọi người tạo hoặc chỉnh sửa một tài liệu trên Word 2016 thì sẽ có một số thông tin cá nhân có thể được thêm vào tệp tự động, chẳng hạn như: thông tin về tác giả của tài liệu.
Lúc này, mọi người có thể sử dụng công cụ Document Inspector (Công cụ kiểm tra tài liệu) để tự động xóa những loại thông tin này trước khi tài liệu được chia sẻ với người khác.
Cách sử dụng Document Inspector
Để sử dụng Document Inspector, mọi người nên thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:
-Bước 1: mọi người điều hướng đến tab File để truy cập Backstage view.
-Bước 2: Tại đây, mọi người nhìn vào bảng Info (Thông tin), nhấp chọn Check for Issues (Kiểm tra sự cố), sau đó nhấp chọn Inspect Document từ menu thả xuống.
-Bước 3: Lúc này, cửa sổ Document Inspector sẽ xuất hiện. Mọi người tiến hành chọn hoặc bỏ chọn các ô, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp chọn Inspect (Kiểm tra) Trong ví dụ này, mình sẽ chọn tất cả.
-Bước 4: Các kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than bên cạnh bất kỳ danh mục nào mà nó cho là có dữ liệu nhạy cảm và nó cũng sẽ có nút Remove All (Xóa Tất cả) cho mỗi danh mục này. Mọi người nhấp vào Remove All để xóa dữ liệu.
-Bước 5: Sau khi mọi người hoàn tất, hãy nhấp Close.
II.Cách bảo vệ tài liệu bằng pass trong Word 2016
Theo mặc định, bất kì ai có quyền truy cập tài liệu của bạn đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trong đó, trừ khi bạn đặt tính năng bảo vệ cho file Word đó.
Có rất nhiều cách để bảo vệ một tài liệu, tùy vào nhu cầu mà mọi người chọn cho mình một phương pháp phù hợp.
Cách bảo vệ tài liệu như sau:
-Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view.
-Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn mục Protect Document.
-Bước 3: Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp với nhu cầu của mọi người nhất. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Mark as Final.
-Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc mọi người lưu lựa chọn của mình, hãy nhấp chọn OK.
-Bước 5: Thêm một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Mọi người tiếp tục nhấn OK.
-Bước 6: Tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng . Bất cứ khi nào người khác mở tệp này ra thì sẽ có một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để gợi ý họ không được chỉnh sửa tài liệu.
*Lưu ý: Tùy chọn Mark as Final không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu, bởi họ có thể chọn Edit Anyway.
Nếu mọi người muốn thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu của mình, mọi người có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access (Hạn chế truy cập thay thế).
Trên đây là các cách kiểm tra và tạo password bảo vệ tài liệu của mọi người trong Word 2016.
Hy vọng bài vết hữu ích với mọi người. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
